Hồ sơ đầu tư là “cánh cửa đầu tiên” giúp nhà đầu tư chính thức triển khai một dự án hợp pháp. Tuy nhiên, không ít nhà đầu tư – kể cả doanh nghiệp đã có kinh nghiệm – vẫn vướng phải những lỗi cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến việc hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian phê duyệt, thậm chí đình trệ cả dự án.
Bài viết này sẽ chỉ ra 10 sai sót phổ biến nhất khi lập hồ sơ đầu tư, đặc biệt là trong các dự án bất động sản, khu dân cư, sản xuất – kinh doanh, cùng với đó là hướng khắc phục thực tế để nhà đầu tư chủ động phòng tránh.
1. Không xác định đúng thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ
Sai lầm phổ biến: Nộp hồ sơ sai cơ quan thẩm quyền (Sở KH&ĐT, Ban Quản lý Khu công nghiệp, UBND cấp huyện…), gây trễ thời gian hoặc phải làm lại toàn bộ bộ hồ sơ.
Cách tránh:
- Tra cứu Điều 30–32 Luật Đầu tư 2020.
- Đối chiếu loại hình, quy mô dự án để xác định cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc chấp thuận chủ trương đầu tư.
- Liên hệ trực tiếp bộ phận “Một cửa” để xác nhận.
2. Thiếu hoặc sai mẫu văn bản
Ví dụ điển hình:
- Văn bản đề xuất dự án không theo mẫu quy định tại Phụ lục I Nghị định 31/2021/NĐ-CP
- Bản sao Giấy CNĐKDN không có công chứng/hợp lệ
- Tài liệu chứng minh năng lực tài chính thiếu số dư hoặc báo cáo kiểm toán
Cách tránh:
- Sử dụng đúng mẫu hồ sơ hiện hành (Nghị định 31/2021/NĐ-CP).
- Đối chiếu checklist hồ sơ của Sở KH&ĐT từng địa phương.
- Chuẩn bị song song bản giấy + bản mềm.
3. Không nêu rõ mục tiêu và quy mô dự án
Hệ quả:
- Cơ quan nhà nước không xác định được lĩnh vực ưu đãi, nhu cầu sử dụng đất → Hồ sơ bị yêu cầu giải trình lại.
- Dự án bị đánh giá thiếu khả thi, kéo dài thời gian thẩm định.
Cách tránh:
- Trình bày rõ mục tiêu cụ thể: “Xây dựng khu dân cư”, “Nhà máy sản xuất”, “Khu nghỉ dưỡng”…
- Ghi rõ quy mô: diện tích đất, sản lượng/năng lực sản xuất, tổng vốn, tiến độ thực hiện.
4. Năng lực tài chính không rõ ràng
Thực tế:
- Nhà đầu tư không có sao kê tài khoản ngân hàng, không chứng minh đủ vốn đối ứng → Dự án bị từ chối hoặc chậm xử lý.
- Dùng vốn vay nhưng không có cam kết tín dụng từ ngân hàng.
Cách tránh:
- Có bảng kê vốn tự có + cam kết góp vốn của cổ đông.
- Đối với vốn vay, đính kèm thư tín dụng dự kiến từ ngân hàng.
5. Không làm rõ nguồn gốc và hiện trạng đất
Nguy cơ lớn:
- Dự án xin đầu tư trên đất chưa rõ pháp lý, vướng quy hoạch hoặc đang có tranh chấp → Không thể cấp chủ trương đầu tư.
Cách tránh:
- Đính kèm bản đồ vị trí, hiện trạng sử dụng đất có xác nhận của UBND cấp xã hoặc Sở TNMT.
- Tra cứu quy hoạch sử dụng đất tại địa phương (hoặc xin văn bản trả lời chính thức).
6. Thiếu cam kết về môi trường, PCCC, hạ tầng
Lỗi thường gặp:
- Dự án sản xuất hoặc khu dân cư nhưng không có kế hoạch đánh giá tác động môi trường hoặc phòng cháy chữa cháy.
Cách tránh:
- Dự báo các yêu cầu pháp lý theo lĩnh vực, chủ động chuẩn bị tài liệu liên quan.
- Với dự án có rủi ro môi trường → cần lập ĐTM (hoặc kế hoạch BVMT).
7. Mô tả tiến độ đầu tư không phù hợp
Ví dụ:
- Ghi tiến độ đầu tư chung chung, không chia theo giai đoạn → bị đánh giá không nghiêm túc.
Cách tránh:
- Trình bày theo năm: Giai đoạn chuẩn bị → Giai đoạn xây dựng → Giai đoạn vận hành.
- Gắn với mốc thời gian cấp phép, giải phóng mặt bằng…
8. Dùng thông tin pháp nhân sai hoặc chưa cập nhật
Thực tế:
- Sử dụng Giấy ĐKKD cũ, chưa cập nhật người đại diện pháp luật mới.
- Dùng pháp nhân trung gian không đủ năng lực đầu tư.
Cách tránh:
- Kiểm tra và cập nhật thông tin pháp lý của doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Tốt nhất dùng pháp nhân có sẵn năng lực và tài chính ổn định.
9. Không chứng minh quyền sử dụng đất/giấy tờ hợp pháp
Hệ quả:
- Không được giao đất/thuê đất
- Không đủ điều kiện xin chủ trương đầu tư
Cách tránh:
- Nếu là đất thuê/giao → có văn bản của UBND đồng ý chủ trương.
- Nếu là đất mua từ cá nhân/tổ chức → cần hợp đồng chuyển nhượng + sổ đỏ hợp lệ.
10. Không phối hợp chặt chẽ với đơn vị tư vấn hoặc cơ quan thẩm định
Rủi ro:
- Tự làm hồ sơ dẫn đến thiếu tính đồng bộ, dễ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
- Không cập nhật văn bản pháp luật mới dẫn đến làm sai quy trình.
Cách tránh:
- Nên có đơn vị tư vấn chuyên về đầu tư & đất đai đồng hành.
- Luôn theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ qua cổng dịch vụ công.
Kết luận
Việc chuẩn bị hồ sơ đầu tư không đơn giản là điền vào vài biểu mẫu. Nếu không nắm chắc yêu cầu pháp lý, nhà đầu tư rất dễ mất thời gian, chi phí – thậm chí đánh mất cơ hội triển khai dự án.
Cách tốt nhất để tránh sai sót là:
- Chuẩn bị kỹ, đúng, đủ từng loại giấy tờ theo yêu cầu.
- Tham khảo kinh nghiệm thực tế hoặc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên sâu.